TEKST JEDNOLITY z dnia 20.04.2023 r.

REGULAMIN
ZLECANIA DOSTAW I USŁUG
NA RZECZ SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ
„SPÓŁDZIELCA” WE WROCŁAWIU

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 15.12.2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz.U.2020.1465 t.j. z dnia 2020.08.27 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 16.09.1982 r. Prawo Spółdzielcze (Dz.U.2020.275 t.j. z dnia 2020.02.20 z późn. zm.).
3. Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U.2020.1740 t.j. z dnia 2020.10.08 z późn. zm.).
4. Statut Spółdzielni Mieszkaniowej SPÓŁDZIELCA.

§ 1

1. Regulamin dotyczy postępowania przy dokonywaniu zamówień na roboty, usługi i dostawy, zlecanych przez Spółdzielnię Mieszkaniową SPÓŁDZIELCA, zwanych dalej zamówieniami, finansowanych ze środków własnych Spółdzielni lub funduszu remontowego.
2. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
   1. Spółdzielni – należy przez to rozumieć Spółdzielnię Mieszkaniową SPÓŁDZIELCA.
   2. Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin zlecania dostaw i usług na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej „SPÓŁDZIELCA”.
3. Zapotrzebowanie na zamówienia dla Spółdzielni ustalane jest w oparciu o:
   1. plan inwestycyjny,
   2. plan remontów, c. bieżące potrzeby eksploatacyjne (w tym usuwanie skutków awarii).

§ 2

1. Procedura zlecania wykonania zamówień uzależniona jest od ich wartości. W tym celu Spółdzielnia wyznacza 3 progi kosztowe, określające wartość zamówienia:
   1. do 30.000 zł,
   2. od 30.001 – 100.000 zł,
   3. powyżej 100.000 zł.
2. Jeżeli zamówienia w założeniu mają charakter ciągły lub periodyczny, próg cenowy ustala się w wartości łącznej za okres nie mniejszy niż 12 m-cy.

§ 3

1. Zamówienia, których wartość przekracza 100.000,00 złotych realizowane będą przez wykonawców lub dostawców wyłonionych w drodze pisemnego przetargu nieograniczonego.
2. Zamówienia, których wartość jest niższa od określonej w ust.l będą realizowane na podstawie:
   1. zapytania o cenę – o wartości w przedziale od 30.001 złotych do 100.000 złotych.
   2. decyzji Zarządu Spółdzielni – o wartości nie przekraczającej 30.000 zł.
3. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 lit. a wykonawców typuje kierownik sekcji członkowsko-eksploatacyjnej Spółdzielni w oparciu o przedstawione mu referencje, doświadczenie zawodowe oraz opinie specjalistów danej branży. Zapytanie o cenę należy wystosować do minimum 3 wykonawców reprezentujących rynek w zakresie poszukiwanej działalności. Wyboru wykonawcy (dostawcy) dokonuje Zarząd Spółdzielni w oparciu o pisemną opinię sekcji członkowsko-eksploatacyjnej Spółdzielni, wybierając ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia interesów Spółdzielni.
4. W przypadkach, o których mowa w ust. 2 lit. b Zarząd przed podjęciem decyzji winien zweryfikować wiarygodność oferentów oraz dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty z punktu widzenia interesów członków Spółdzielni.

§ 4

W przypadku zagrożenia życia lub mienia mieszkańców zasobów Spółdzielni, Zarząd może zlecić wykonanie zamówienia z wyłączeniem zasad określonych niniejszym Regulaminem. O każdym takim zlecaniu, Zarząd zobowiązany jest zawiadomić pisemnie Radę Nadzorczą w trybie pilnym.

§ 5

1. W przypadkach, o których mowa w §3 ust. 1 czynności związane z przeprowadzeniem przetargu wykonuje komisja przetargowa, powołana przez Zarząd Spółdzielni.
2. Komisja przetargowa, o której mowa w ust. 1 działa w składzie co najmniej 3 – osobowym.
3. Do obowiązków komisji przetargowej należy:
   1. rozpowszechnianie informacji o przetargu,
   2. stwierdzenie prawidłowości ogłoszenia o przetargu,
   3. sporządzenie imiennej listy osób stających do przetargu lub ich pełnomocników posiadających pełnomocnictwo w określonej formie,
   4. sprawdzenie wniesienia wadium,
   5. sporządzenie protokołu z przebiegu przetargu,
   6. przyjęcie wyjaśnień lub oświadczeń złożonych przez przystępujących do przetargu, w przypadku przetargu pisemnego szczegółową analizę ofert i wybór najkorzystniejszej z nich lub ustalenie, że żadna z ofert nie spełnia wymagań wynikających z ogłoszenia o przetargu i niniejszego regulaminu.
4. W przetargu nie mogą uczestniczyć osoby wchodzące w skład komisji przetargowej oraz osoby bliskie tym osobom, a także osoby, które pozostają z członkami komisji przetargowej w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości., co do bezstronności komisji przetargowej.

§ 6

1. Ogłoszenie o przetargu zamieszcza się co najmniej na 7 dni przed wyznaczonym terminem przetargu na stronie internetowej Spółdzielni, w lokalnej prasie, w Internecie lub w inny sposób.
2. Ogłoszenie o przetargu powinno zawierać:
   1. określenie organizatora przetargu,
   2. określenie trybu przetargu,
   3. określenie i opis przedmiotu zamówienia,
   4. cenę wywoławczą,
   5. termin i miejsce przetargu,
   6. termin otwarcia ofert i rozstrzygnięcia konkursu poprzez wybór najkorzystniejszej oferty, g. informację o czasie i miejscu,
   7. informację o wysokości wadium oraz o terminie i sposobie jego wniesienia,
   8. informację o przysługującym Spółdzielni prawie do unieważnienia przetargu bez podania przyczyn,
   9. zastrzeżenie, że Zarządowi przysługuje w każdym czasie prawo unieważnienia przetargu bez podania przyczyn,
   10. określenie podmiotów, które mogą uczestniczyć w przetargu,
   11. informację o warunkach jakie muszą spełniać stający do przetargu.
3. Specyfikacja zamówienia, o której mowa w ust. 1 lit c powinna zawierać:
   1. określenie przedmiotu zamówienia (w razie potrzeby również za pomocą planów, rysunków lub projektów) wraz z wykazem wszystkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy,
   2. opis sposobu przygotowania ofert,
   3. opis kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełnienia wymaganych warunków,
   4. informację o rodzaju dokumentów, jakie uczestnik przetargu obowiązany jest przedłożyć przed przystąpieniem do przetargu i terminie do którego winien je przedłożyć,
   5. pożądany lub wymagany termin wykonania umowy,
   6. opis odpowiednich części zamówienia, jeżeli dopuszczalne jest składanie ofert częściowych,
   7. istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy,
   8. opis wszelkich innych niż cena kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów,
   9. wszelkie wymagania, w szczególności kwotę zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

§ 7

Osoby stające do przetargu obowiązane są wnieść wadium w wysokości ustalonej przez Zarząd Spółdzielni w postaci środków pieniężnych, gwarancji bankowych lub ubezpieczeniowych i złożyć oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem o przyjęciu jego postanowień bez zastrzeżeń. Wadium winno być wniesione przelewem na konto Spółdzielni przed przetargiem.

§ 8

1. Wadium wniesione przez wygrywającego przetarg może być zaliczone na poczet kaucji zabezpieczającej. Pozostałym uczestnikom przetargu wadium zostanie niezwłocznie zwrócone przelewem na konto lub przekazem pocztowym.
2. W przypadku odwołania lub unieważnienia przetargu wadium zostanie niezwłocznie zwrócone uczestnikom w sposób, o którym mowa w ust.l zd.2.
3. Jeżeli oferent, który wygrał przetarg uchyla się od zawarcia umowy na wykonanie zamówienia, w terminie o którym mowa w § 11 traci prawo do wpłaconego wadium oraz do przedmiotu przetargu.

§ 9

1. W przetargu mogą brać udział osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie mające osobowości prawnej.
2. Uczestnicy przetargu prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są przedłożyć przed przystąpieniem do przetargu następujące dokumenty:
   1. aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej bądź aktualny odpis z rejestru przedsiębiorców lub innego właściwego rejestru (wystawionych nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed terminem przetargu),
   2. zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu w składkach na ubezpieczenie społeczne, z Urzędu Skarbowego o niezaleganiu w podatkach; zaświadczenie o nadaniu numerów REGON i NIP;
   3. jeżeli działalność prowadzona przez uczestnika przetargu wymaga zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa koncesji, zezwolenia lub licencji – dokument koncesji, zezwolenia lub licencji;
   4. pisemne oświadczenie o braku postępowań egzekucyjnych skierowanych do majątku uczestnika przetargu.

§ 10

1. Zarząd ma prawo do odwołania lub unieważnienia przetargu lub konkursu ofert bez podania przyczyny, zarówno przed rozpoczęciem jak i w trakcie przetargu.
2. Zarząd Spółdzielni unieważnia przetarg, jeżeli przed zawarciem umowy na wykonanie zamówienia okaże się, że podmiot, który wygrał przetarg złożyła nieprawdziwe oświadczenia/zaświadczenia, na podstawie których został dopuszczony do wzięcia udziału w przetargu, a oświadczenia/zaświadczenia te miały wpływ na wynik przetargu.
3. W przypadku unieważnienia przetargu komisja przetargowa jest zobowiązana do zawiadomienia o ponownym przetargu biorących udział w przetargu unieważnionym.

§ 11

Zawarcie umowy na wykonanie zamówienia następuje w terminie do 14 dni od daty rozstrzygnięcia przetargu, z zastrzeżeniem § 12.

§ 12

1. Osoby stające do przetargu zobowiązane są do zapoznania się i przestrzegania zasad zawartych w niniejszym Regulaminie.
2. Regulamin powinien być wyłożony do wglądu w siedzibie Spółdzielni od dnia ukazania się ogłoszenia o przetargu.
3. W przypadku niezgodności przetargu z niniejszym Regulaminem, biorący w nim udział mogą w terminie 7 dni od podania wyników przetargu zaskarżyć decyzję Zarządu, dotyczącą jego rozstrzygnięcia do Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „SPÓŁDZIELCA”.
4. Rada Nadzorcza zobowiązana jest rozpatrzyć środek zaskarżenia, o którym mowa w § 12 ust. 3 w terminie 7 dni.
5. Decyzja Zarządu w przedmiocie rozstrzygnięcia przetargu nie zaskarżona w trybie określonym w § 12 ust. 3 staje się prawomocna.

§ 13

1. Wszelkie sprawy wynikłe na skutek stosowania niniejszego Regulaminu rozstrzyga Rada Nadzorcza.
   
2. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, ustawy prawo spółdzielcze, ustawy kodeks cywilny, Statutu Spółdzielni oraz innych aktów normatywnych.

§ 14

1. Regulamin uchwalono uchwalą Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej SPÓŁDZIELCA nr 5 w dniu 26.01.2021 r. przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem 26.01.2021 r.
3. Z dniem wejścia w życie niniejszego Regulaminu traci moc obowiązujący do tego dnia Regulamin zlecania dostaw i usług na rzecz Spółdzielni Mieszkaniowej „SPÓŁDZIELCA” we Wrocławiu z dnia 07.01.2002r.
4. Regulamin obejmuje zmiany wprowadzone do dnia 20.04.2023 r. – tekst jednolity zatwierdzony uchwalą nr 2 Rady Nadzorczej z dnia 20.04.2023 r.