Tekst jednolity z dnia 25.01.2024 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ „SPÓŁDZIELCA”

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Spółdzielnia Mieszkaniowa „SPÓŁDZIELCA” WE WROCŁAWIU jest dobrowolnym zrzeszeniem nieograniczonej liczby osób o zmiennym składzie osobowym.

§ 2

Spółdzielnia działa na podstawie:

1. ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz.U.2020.1465 t.j. z dnia 2020.08.27, z późn. zm.),
2. ustawy z dnia 16.09.1982 r. – Prawo Spółdzielcze (Dz.U.2020.275 t.j. z dnia 2020.02.20),
3. Statutu Spółdzielni,
4. wpisu Spółdzielni do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000016647,
5. przepisów innych ustaw, jeśli mają zastosowanie.

§ 3

1. Celem Spółdzielni jest zaspokajanie potrzeb mieszkaniowych członków oraz ich rodzin jak również innych potrzeb, poprzez dostarczanie członkom samodzielnych lokali mieszkalnych, a także lokali o innym przeznaczeniu.
2. Spółdzielnia prowadzi działalność gospodarczą na zasadach rachunku ekonomicznego przy zapewnianiu korzyści członkom Spółdzielni.

§ 4

1.   Spółdzielnia wykonuje swoje zadania statutowe przez własnych pracowników lub zleca ich wykonanie innym podmiotom gospodarczym.

2.  Zlecenie wykonania określonych zadań innym podmiotom gospodarczym nie zwalnia kierownictwa spółdzielni z odpowiedzialności za ich prawidłowe wykonanie.

3.    Do realizacji zadań siłami własnymi Spółdzielnia zatrudnia pracowników i organizuje ich pracę w ramach zatwierdzonej przez Radę Nadzorczą struktury organizacyjnej.

STRUKTURA ORGANIZACYJNA

§ 5

1. Organami Spółdzielni są:
2. Walne Zgromadzenie,
3. Rada Nadzorcza,
4. Zarząd.
5. Zakres działania organów Spółdzielni określa Statut.
6. Postanowienia niniejszego regulaminu nie naruszają uprawnień i kompetencji organów Spółdzielni określonych w Statucie oraz w innych regulaminach uchwalonych przez organy Spółdzielni.

§ 6

1. Spółdzielnia tworzy komórki organizacyjne (działy, sekcje, samodzielne stanowiska) wymienione w Regulaminie, działające w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i podlegające Zarządowi Spółdzielni.
2. Zarząd biorąc pod uwagę aktualne potrzeby, opracowuje projekty zmian struktury organizacyjnej wraz z ilością etatów/stanowisk dla poszczególnych komórek organizacyjnych.
3. Strukturę organizacyjną Spółdzielni ilustruje schemat, który stanowi załącznik do niniejszego regulaminu.

§ 7

1. Spółdzielnią kieruje Zarząd.
2. Na czele Zarządu stoi Prezes Zarządu, który jest jednocześnie Dyrektorem Spółdzielni.
3. Prezesowi Zarządu podlega bezpośrednio Zastępca Prezesa Zarządu – Główny Księgowy, Zastępca Prezesa Zarządu – Zastępca Dyrektora, Radca Prawny oraz Sekretariat.
4. Zastępcy Prezesa Zarządu – Głównemu Księgowemu podlega bezpośrednio Dział Księgowo-Finansowy, Zastępca Głównego Księgowego, Księgowa oraz Starszy referent ds. czynszów i rozliczeń.
5. Prezesowi Zarządu –  Dyrektorowi podlega bezpośrednio Sekcja Członkowsko-Eksploatacyjna, Kierownik Sekcji Członkowsko-Eksploatacyjnej, Specjalista ds. eksploatacji i remontów, Specjalista ds. przygotowania i nadzoru remontów, referent ds. członkowsko-eksploatacyjnych oraz Grupa Remontowo-Konserwatorska.

ORGANIZACJA I KIEROWNICTWO

Zarząd

§ 8

1. Zarząd składa się od 1 do 3 osób.
2. Członków Zarządu, w tym Prezesa i jego Zastępców, wybiera i odwołuje Rada Nadzorcza w sposób wskazany w Statucie.
3. Do kompetencji Zarządu należy podejmowanie wszelkich decyzji nie zastrzeżonych w ustawie lub Statucie innym organom Spółdzielni.
4. Oświadczenia woli za Spółdzielnię składają dwaj członkowie Zarządu lub jeden członek Zarządu i pełnomocnik.
5. Zarząd może udzielić jednemu z członków Zarządu lub innej osobie pełnomocnictwa do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością gospodarczą Spółdzielni lub jej wyodrębnionej organizacyjnie jednostki, a także pełnomocnictwa do dokonywania czynności określonego rodzaju lub czynności szczególnych.
6. Z Prezesem Zarządu Rada Nadzorcza nawiązuje stosunek pracy na podstawie umowy o pracę.
7. Zarząd działa zgodnie z Regulaminem Zarządu uchwalonym przez Radę Nadzorczą.
8. Zakres obowiązków Członka Zarządu dodatkowo reguluje umowa o pracę lub inna umowa cywilnoprawna lub uchwała Rady Nadzorczej.

Kierownicy komórek organizacyjnych i pracownicy

§ 9

1. Kierownik kieruje całokształtem prac komórki organizacyjnej (działem, sekcji lub samodzielnym stanowiskiem) w oparciu o zakres działania, obowiązujące przepisy prawa oraz akty wewnętrzne Spółdzielni oraz wytyczne Zarządu lub Członka Zarządu sprawującego bezpośredni nadzór nad kierownikiem.
2. W szczególności do obowiązków kierownika należy:
   1. organizowanie pracy komórki organizacyjnej,
   2. ustalanie i aktualizowanie, w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym, zakresu czynności, uprawnień i odpowiedzialności podporządkowanych sobie pracowników,
   3. przekazywanie właściwym pracownikom otrzymanych do załatwienia spraw oraz korespondencji celem ich opracowania,
   4. wydawanie pracownikom poleceń oraz udzielanie wskazówek odnośnie sposobu i terminu załatwienia sprawy,
   5. rozliczanie pracowników z wykonanych zadań i załatwionych spraw,
   6. zapewnienie pracownikom bezpiecznych warunków pracy,
   7. zapewnienie przestrzegania przez pracowników ogólnie obowiązujących przepisów prawa oraz aktów wewnętrznych Spółdzielni, w szczególności w zakresie porządku i dyscypliny pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony ppoż., tajemnicy służbowej, ochrony danych osobowych i postępowania z dokumentami służbowymi,
   8. wyznaczanie zastępstw za pracowników czasowo nieobecnych,
   9. wnioskowanie w sprawach pracowniczych, nagradzanie oraz wyciąganie konsekwencji służbowych,
   10. zgłaszanie przełożonemu uwag i spostrzeżeń o zachodzących w komórce organizacyjnej negatywnych zjawiskach w pracy nadzorowanych pracowników, w szczególności działań mogących wyrządzić szkodę Spółdzielni,
   11. udzielanie informacji i wyjaśnień właściwym organom Spółdzielni a także sporządzanie na ich żądanie sprawozdań, opinii, pism i projektów oraz innych materiałów dotyczących pracy danej komórki organizacyjnej,
   12. współpraca z pracownikami i kierownikami innych komórek jeżeli jest to niezbędne do załatwienia danej sprawy.

§ 10

1. Do podstawowych obowiązków pracownika należy m.in. sumienne, staranne i terminowe wykonywanie obowiązków wynikających z Kodeksu Pracy, Regulaminu Pracy oraz zakresu czynności.

2. Na polecenie przełożonego, pracownik jest zobowiązany wykonywać również prace nie związane z ustalonym dla niego zakresem czynności, o ile charakter zleconej pracy jest zgodny z jego kwalifikacjami oraz wynika ze stosunku pracy.

3. Pracownik ma prawo do korzystania z uprawnień określonych w Kodeksie Pracy i Regulaminie Pracy.

§ 11

W razie pilnej potrzeby członek Zarządu może wydać pracownikowi polecenie załatwienia sprawy z pominięciem bezpośredniego przełożonego. W takim przypadku pracownik obowiązany jest, o otrzymanym poleceniu poinformować bezpośredniego przełożonego niezwłocznie, gdy tylko będzie to możliwe.

§ 12

Zakres obowiązków kierownika komórki organizacyjnej i danego pracownika dodatkowo reguluje umowa o pracę lub inna umowa cywilnoprawna.

ZASADY ZARZĄDZANIA

§ 13

Kierowanie pracami Spółdzielni oparte jest na zasadach:

1. jednoosobowego kierownictwa – zasada polega na istnieniu jednego zwierzchnika nad każdym pracownikiem bądź zespołem ludzkim; zgodnie z tą zasadą każdy kierownik
   posiada określony zakres obowiązków i uprawnień, w ramach, których podejmuje
   jednoosobowo decyzje i wydaje polecenia podległym pracownikom oraz ponosi za nie odpowiedzialność,
2. ciągłości kierownictwa – zasada polega na tym, że w razie nieobecności kierownika
   powinno być zapewnione nieprzerwane sprawowanie funkcji kierowniczych, przez
   przekazanie obowiązków i uprawnień jego formalnemu zastępcy bądź wyznaczonemu,
   upoważnionemu pracownikowi; pracownik zastępujący kierownika, ponosi
   odpowiedzialność za podjęte przez siebie decyzje lub za zaniechanie działań wynikających z zakresu obowiązków zastępowanej osoby; zapewnienie ciągłości kierownictwa należy do obowiązków danego kierownika, a gdy jego nieobecność nastąpiła w sposób nieprzewidziany do przełożonego wyższego szczebla,
3. jednolitości kierowania – zasada polega na tym, że w danym, określonym czasie
   działalność na wszystkich szczeblach kierowania powinna być prowadzona według
   jednolitej polityki (strategii, programu, planu) określającej cele, kierunki działania, etapy, terminy, procedury i środki, które należy zastosować,
4. współdziałania komórek organizacyjnych – zasada polega na tym, że wszystkie
   komórki organizacyjne obowiązuje współdziałanie w zakresie bieżącej i przyszłej
   działalności Spółdzielni; żadna komórka organizacyjna nie może odmówić współpracy innej komórce organizacyjnej, w sprawach należących do jej obszaru działania i specjalistycznych kwalifikacji swoich pracowników; współpraca ta powinna być skierowana na osiągnięcie wyznaczonych celów Spółdzielni i oparta na świadomej odpowiedzialności za należyte wykonanie określonego zadania,
5. wyznaczania komórki wiodącej – zasada polega na tym, że przy realizacji zadań
   wchodzących w zakres działania kilku komórek organizacyjnych i wymagających
   koordynacji, prezes Zarządu Spółdzielni lub Zarząd Spółdzielni wyznacza komórkę
   wiodącą odpowiedzialną za realizację całości zadania.

ZAKRES DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH

Prezes Zarządu – Dyrektor Spółdzielni

§ 14

1. Prezes Zarządu – Dyrektor Spółdzielni sprawuje ogólne kierownictwo, nadzór i kontrolę nad całokształtem bieżącej działalności Spółdzielni.
2. W zakresie nie zastrzeżonym dla kolegialnych decyzji Zarządu, Prezes Zarządu podejmuje decyzje niezbędne dla właściwego wykonania tych zadań.
3. Prezesowi Zarządu w wykonywaniu jego funkcji, o których mowa w ust. 1, podlegli są pozostali członkowie Zarządu.
4. Prezes Zarządu jest kierownikiem zakładu pracy w rozumieniu kodeksu pracy.
5. Do kompetencji Prezesa Zarządu rozumianych jako zakres obowiązków i uprawnień należy w szczególności:
   1. koordynowanie i nadzorowanie pracy członków Zarządu w toku bieżącej działalności Spółdzielni,
   2. reprezentowanie Spółdzielni na zewnątrz oraz upoważnienie członków Zarządu i pracowników do reprezentowania Spółdzielni,
   3. koordynowanie przygotowania projektów planów gospodarczych i finansowych oraz nadzór nad ich realizacją,
   4. zapewnienie terminowego i zgodnego z obowiązującymi przepisami wykonywania zadań społeczno-gospodarczych, przewidzianych w zakresie działalności Spółdzielni.
   5. organizowanie procesu zarządzania Spółdzielnią poprzez wprowadzanie rozwiązań organizacyjnych zapewniających efektywność jej działań,koordynowanie i nadzór nad pracą podległych komórek i stanowisk i realizowanych przez nie zadań,
   6. wydawanie zarządzeń i poleceń służbowych z zakresu wewnętrznej działalności Spółdzielni,
   7. rozstrzyganie kwestii spornych wynikłych w toku działalności Spółdzielni,
   8. prowadzenie polityki kadrowej,sprawowanie stałego nadzoru nad wykonywaniem obowiązków i  przestrzeganiem przepisów bhp i p.poż,
   9. wydawanie opinii dotyczących kwalifikacji i przydatności do pracy kierowników komórek organizacyjnych Spółdzielni oraz samodzielnych stanowisk pracy,
   10. załatwianie spraw zgłaszanych w trybie skarg i wniosków przez pracowników Spółdzielni,
   11. zgłaszanie na prośbę Rady Nadzorczej własnych opinii i uwag dotyczących kwalifikacji i przydatności pozostałych członków Zarządu,
   12. prawidłowe gospodarowanie majątkiem Spółdzielni i właściwe zabezpieczenie mienia,

Zastępca Prezesa Zarządu – Główny Księgowy

§ 15

1. Zastępca Prezesa Zarządu – Główny Księgowy organizuje, prowadzi i nadzoruje całokształt spraw związanych z działalnością ekonomiczno – finansową i rachunkową Spółdzielni.
2.  W szczególności do obowiązków Głównego Księgowego należy:
   1. bezpośrednia kontrola i nadzór nad pracą pionu finansowo – księgowego Spółdzielni,
   2. reprezentowanie Spółdzielni na zewnątrz oraz zastępowanie Prezesa Zarządu w trakcie jego nieobecności,
   3. rzetelne, poprawne i terminowe prowadzenie ksiąg rachunkowych,
   4. rzetelne, poprawne i terminowe sporządzanie okresowych i rocznych sprawozdań finansowych Spółdzielni,
   5. bieżąca kontrola środków pieniężnych oraz czuwanie nad zapewnieniem płynności finansowej i korzystnych źródeł finansowania,
   6. prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
   7. monitorowanie kosztów i wyników poszczególnych działalności,
   8. prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
   9. nadzorowanie spraw związanych z kalkulacją opłat czynszowych i eksploatacyjnych,
   10. nadzorowanie spraw związanych z windykacją należności oraz z rozliczeniami z kontrahentami,
   11. zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostki organizacyjne Spółdzielni,
   12. kontrolowanie komórek organizacyjnych Spółdzielni w zakresie sporządzania dokumentów stanowiących podstawę księgowań,
   13. kontrolowanie obiegu dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych i ochronę mienia Spółdzielni,
   14. opracowanie planów finansowych na rok następny i przekazywanie ich do zaopiniowania innym organom Spółdzielni,
   15. organizacja pracy oraz podejmowanie decyzji w sprawach podległych komórek organizacyjnych i pracowników nie zastrzeżonych dla kolegialnych decyzji Zarządu oraz Prezesa Zarządu.

Zastępca Prezesa Zarządu – Zastępca Dyrektora

§ 16

1. Zastępca Prezesa Zarządu – Zastępca Dyrektora organizuje, prowadzi i nadzoruje całokształt spraw związanych z działalnością Spółdzielni w zakresie spraw członkowsko–eksploatacyjnych i technicznych.
2. W szczególności do obowiązków Zastępcy Prezesa Zarządu należy:
   1. bezpośrednia kontrola i nadzór nad pracą pionu członkowsko – eksploatacyjnego Spółdzielni,
   2. reprezentowanie Spółdzielni na zewnątrz oraz zastępowanie Prezesa Zarządu w trakcie jego nieobecności,
   3. koordynowanie, kontrolowanie i analizowanie gospodarki zasobami mieszkaniowymi,
   4. współdziałanie przy opracowaniu planów gospodarczo – finansowych,
   5. analiza zużycia mediów w zasobach,
   6. nadzorowanie spraw związanych z własnością i gospodarką nieruchomościami Spółdzielni.
   7. analizowanie projektów umów z przedsiębiorstwami świadczącymi usługi na rzecz Spółdzielni, w szczególności z dostawcami mediów,
   8. organizowanie przewidzianych prawem przeglądów budynków i instalacji,
   9. terminowe wykonanie obowiązujących przeglądów budynków oraz prowadzenie ksiąg obiektów,
   10. przygotowanie planów remontu i ich terminową realizację oraz prawidłowe przygotowanie dokumentacji,
   11. przygotowanie przetargów i ich realizację oraz prawidłowe przygotowanie dokumentacji,
   12. podejmowanie decyzji w sytuacjach awaryjnych,
   13.  organizacja pracy oraz podejmowanie decyzji w sprawach podległych komórek organizacyjnych i pracowników nie zastrzeżonych dla kolegialnych decyzji Zarządu oraz Prezesa Zarządu.

Sekretariat

§ 17

Do zakresu działania Sekretariatu należy w szczególności:

1. ewidencja korespondencji wpływającej i wypływającej z sekretariatu Spółdzielni,
2. zapewnienie prawidłowego i terminowego przepływu korespondencji pomiędzy komórkami organizacyjnymi,
3. wysyłanie korespondencji Spółdzielni,
4. obsługa komputera oraz pozostałych urządzeń biurowych,
5. przyjmowanie i obsługa interesantów oraz kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych,

Radca Prawny

§ 18

Radca Prawny działa w oparciu o ustawę o radcach prawnych i do jego zakresu działania należy w szczególności:

1. bieżące doradztwo prawne,
2. sporządzanie projektów umów, pism i opinii,
3. konsultowanie pod względem prawnym podejmowanych działań,
4. reprezentowanie Spółdzielni przed organami wymiaru sprawiedliwości oraz organami administracyjnymi z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawnych dotyczących zastępstwa prawnego.

Dział Finansowo-Księgowy

§ 19

1. Dział Finansowo-Księgowy podlega bezpośrednio Zastępcy Prezesa Zarządu Głównemu Księgowemu.
2. Do zadań wykonywanych w ramach Działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:
   1. dekretowanie dowodów księgowych,
   2. prowadzenie ewidencji zdarzeń gospodarczych w zakresie zakupów, kosztów i dochodów na kontach syntetycznych i analitycznych, zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz zakładowym planem kont i polityką rachunkowości,
   3.  sporządzanie zestawień obrotów i sald kont analitycznych i syntetycznych,
   4. rozliczanie z Urzędem Skarbowym podatku VAT oraz podatku dochodowego,
   5. prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaży usług zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o podatku od towarów i usług VAT,
   6. naliczanie odpisów na ZFŚS,
   7. dokonywanie rozliczeń z tytułu działalności socjalnej,
   8. naliczanie odpisów na fundusz remontowy,
   9. dokonywanie rozliczeń funduszu remontowego,
   10. naliczanie podatku od nieruchomości i gruntu oraz sporządzanie deklaracji do Urzędu Miasta,
   11. naliczanie opłat na PFRON,
   12. rozliczanie kosztów rodzajowych na poszczególne nieruchomości,
   13. sporządzanie kalkulacji wynikowej kosztów i przychodów,
   14. prowadzenie ewidencji środków trwałych i umorzeń środków trwałych zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości,
   15. sprawdzanie i księgowanie faktur wpływających do spółdzielni, podział ich na poszczególne komórki w celu zatwierdzenia,
   16. analiza i rozliczanie należności i zobowiązań z kontrahentami,
   17. rozliczanie inwestycji oraz procesu przekształceń i wyodrębnień lokali,
   18. rozliczanie i uzgadnianie kartotek magazynowych ilościowo-wartościowych,
   19. rozliczanie spisów z natury środków trwałych, wyposażenia i materiałów w magazynie,
   20. ustalanie opłat za używanie lokali i prowadzenie rozrachunku z użytkownikami lokali z tytułu opłat eksploatacyjnych:
       • prowadzenie ewidencji i analiz kosztów w rozbiciu na poszczególne nieruchomości,
       • dekretowanie oraz numerowanie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów księgowych przed ich zaksięgowaniem,
       • prowadzenie obsługi członkowskich kont udziałów i wkładów,
   21. dokonywanie rozliczeń funduszy spółdzielni,
   22. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Spółdzielni,
   23. prowadzenie kasy, a w szczególności:
       • przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat na podstawie zatwierdzonych dowodów,
       • sporządzanie dziennych raportów kasowych,
       • podejmowanie gotówki z banku i odprowadzanie gotówki do banku,
       • zabezpieczanie gotówki i depozytów znajdujących się w kasie Spółdzielni,
   24. prowadzenie dokumentacji płacowej i rozliczeń płacowych, a w szczególności:
       • sporządzanie wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń pieniężnych,
       • sporządzanie kart zarobkowych i zasiłkowych,
       • obliczanie zasiłków chorobowych, macierzyńskich i opiekuńczych,
       • sporządzanie miesięcznych deklaracji rozliczeniowych ZUS,
       • sporządzanie informacji podatkowych PIT dla US i pracowników,
       • prawidłowe naliczanie i terminowe regulowanie zobowiązań Spółdzielni o charakterze publiczno-prawnym (podatki do US, rozliczenia ZUS),
       • przygotowywanie dokumentów do ZUS w zakresie wynagrodzeń dla pracowników odchodzących na emeryturę lub rentę,
       • dokonywanie potrąceń z wynagrodzeń i przekazywanie ich do odpowiednich organów,
       • wypisywanie zaświadczeń dotyczących wynagrodzeń pracowników,
       • zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych oraz wyrejestrowywanie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne oraz  członków Rady Nadzorczej,
   25. prowadzenie opłat i rozliczeń mediów dla wszystkich zarządzanych nieruchomości, w tym obsługiwanych wspólnot mieszkaniowych, a w szczególności:
       • terminowe informowanie członków o wysokości opłat za lokale,
       • prowadzenie korespondencji z członkami Spółdzielni w zakresie prowadzonych spraw,
       • obsługa informatyczna i wydruk zmian wysokości opłat i zaliczek,
       • kontrola i modyfikacja danych osobowych w systemie informatycznym,
       • bieżąca obsługa mieszkańców w zakresie wyjaśniania wątpliwości i różnic dotyczących opłat, oraz uzgadniania sald,
       • sporządzanie wykazów zaległości czynszowych, eksploatacyjnych,
       • sporządzanie wezwań do zapłaty dla osób zalegających z opłatami za używanie lokali,
       • przekazywanie dokumentów i informacji oraz bieżąca współpraca z Radcą Prawnym w zakresie windykacji należności, spraw sądowych i egzekucyjnych,
       • analizowanie wpłat dokonanych tytułem zaległości płatniczych i innych na rzecz Spółdzielni, dokonując podziału na kwoty podlegające zaksięgowaniu jako: należność główna, odsetki, koszty sadowe, koszty skarbowe, koszty klauzuli wykonalności, koszty zastępstwa procesowego – sądowe, klauzulowe, egzekucyjne,
       • przygotowywanie odpowiedzi dla osób, które wystąpiły o odroczenie, umorzenie lub rozłożenie na raty zaległości,
       • nadzór nad realizacją składanych przez dłużników oświadczeń o ratalnej spłacie zadłużenia,
   26. prowadzenie spłaty kredytów (kredyty starego portfela) i odsetek, a w szczególności:
       • prowadzenie rozrachunków zadłużeń kredytowych (kredyty starego portfela) i odsetek,
       • sporządzanie wymaganych przez bank dokumentów,
       • prowadzenie analitycznej ewidencji rozrachunków z tytułu bieżącej spłaty kredytów i odsetek,
       • wprowadzanie wyciągów bankowych dotyczących kredytów oraz naliczanie odsetek,
       • naliczanie normatywu,
       • wysyłanie informacji o stanie zadłużenia kredytu i wysokości
       • wysyłanie wezwań do zapłaty kierowanych do dłużników z tytułu spłaty kredytów i odsetek,
       • prowadzenie windykacji z tytułu spłaty kredytów i odsetek,
       • przyjmowanie interesantów i udzielanie informacji w sprawach finansowych.
3. Pracę działu koordynuje Zastępca Głównego Księgowego – Kierownik Działu.
4. Dział uzupełniają Księgowa oraz Starszy referent ds. czynszów i rozliczeń.

Sekcja Członkowsko-Eksploatacyjna

§ 20

1. Sekcja Członkowsko-Eksploatacyjna podlega bezpośrednio Prezesowi Zarządu- Dyrektorowi Spółdzielni.
2. Do zadań wykonywanych w ramach Sekcji Członkowsko-Eksploatacyjnej należy w szczególności:
   • w zakresie spraw członkowsko-mieszkaniowych i organizacyjnych:
     1. opracowywanie, kompletowanie dokumentacji członkowskiej i przedkładanie jej Zarządowi i Radzie Nadzorczej,
     2. prowadzenie i aktualizowanie rejestrów członków,
     3.  prowadzenie szczegółowej dokumentacji członkowskiej,
     4. załatwianie wszystkich spraw wynikających z członkostwa,
     5. opracowywanie informacji i sprawozdań w zakresie spraw członkowsko- mieszkaniowych,
     6. kompletowanie i przechowywanie akt członków oraz ich zabezpieczenie,
     7. udzielanie informacji i prowadzenie korespondencji w sprawach członkowskich w tym odpłatnych,
     8. wydawanie dokumentów/zaświadczeń dotyczących akt członkowskich/członków,
     9. przyjmowanie interesantów i udzielanie informacji w sprawach wynikających z członkostwa,
     10. prowadzenie archiwum akt członkowskich,
     11. prowadzenie spraw związanych z ewidencją gruntów spółdzielni,
     12. prowadzenie spraw związanych z inwentaryzacją budynków i lokali,
     13. prowadzenie spraw związanych z odbiorami mieszkań, lokali użytkowych i ich zasiedleniem,
     14. przygotowanie, organizowanie i obsługa przetargów na lokale,
     15. sporządzanie umów najmu lokali, pomieszczeń i garaży i prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
     16. załatwianie wszelkich spraw związanych z przekształceniem/wyodrębnieniem lokali,
     17. współpraca z notariuszami, rzeczoznawcami majątkowymi, bankami przy realizacji zadań,
     18. współpraca z organami Spółdzielni i innymi komórkami organizacyjnymi przy realizacji zadań,
     19. organizacja i obsługa posiedzeń i zebrań organów statutowych Spółdzielni,
     20.  organizacja i obsługa zebrań wspólnot mieszkaniowych,
     21.  prowadzenie gospodarki zaopatrzeniowej Spółdzielni,
   • w zakresie spraw techniczno-eksploatacyjnych
     1. nadzór działalności Spółdzielni i sprawowanie kontroli w zakresie spraw technicznych, w tym remontowych i inwestycyjnych
     2. prowadzenie całości spraw związanych z utrzymaniem w należytym stanie technicznym i estetycznym oraz zgodnym z przepisami, zasobów spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych przyjętych do zarządzania,
     3. zlecanie prac w oparciu o plan rzeczowo-finansowy i zgodnie z obowiązującymi umowami, z uwzględnieniem wymaganych terminów gwarancyjnych oraz ich odbiór,
     4. organizowanie przeglądów gwarancyjnych i egzekwowanie usunięcia ewentualnych usterek,
     5. kontrola nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji technicznej nieruchomości i budynków oraz prawidłowym jej przechowywaniem,
     6. dokonywanie przeglądów technicznych, sanitarnych, bhp zasobów Spółdzielni i innych zleconych do zarządzania,
     7. opracowywanie planów remontów i modernizacji zasobów Spółdzielni oraz sprawozdań z ich realizacji,
     8. współudział w zawieraniu umów na wykonywanie robót inwestycyjnych i remontowych,
     9. nadzór inwestorski nad terminową, prawidłową i zgodną z dokumentacją techniczną i kosztorysową realizacją robót,
     10. prowadzenie książek obiektów budowlanych,
     11. przygotowywanie i organizowanie przetargów na roboty remontowe, konserwacyjne i eksploatacyjne i ich obsługa,
     12. udział w ustalaniu przyczyn i skutków awarii oraz nadzór nad sposobem ich usuwania,
     13. odbiór wykonanych usług i prac montażowo – budowlanych,
     14. zabezpieczenie obsługi technicznej Spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych przyjętych do zarządzania, na wypadek wystąpienia awarii,
     15. odczyty liczników/urządzeń pomiarowych,
     16. kontrolowanie sposobu użytkowania lokali mieszkalnych, pomieszczeń wspólnych i użytkowych pod względem zgodności z przeznaczeniem oraz zwalczanie przejawów ich niszczenia,
     17. prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem porządku w budynkach mieszkalnych i na terenie spółdzielni oraz utrzymaniem zieleni,
     18. prowadzenie spraw BHP i ppoż.,
     19. przyjmowanie interesantów w sprawach usterek i awarii,
     20. prowadzenie sprawozdawczości związanej z pracą Sekcji.
3. Pracą Sekcji kieruje Kierownik Sekcji Członkowsko-Eksploatacyjnej.
4. Sekcję uzupełniają Specjalista ds. eksploatacji i remontów, Specjalista ds. przygotowania i nadzoru remontów, referent ds. członkowsko-eksploatacyjnych oraz Grupa Remontowo-Konserwatorska.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 21

1. Powyższy Regulamin uchwalono uchwałą Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej SPÓŁDZIELCA nr 1 w dniu 22.06.2023 r. Regulamin wchodzi w życie z dniem 23.06.2023 r.
2. Regulamin uwzględnia zmiany wprowadzone do dnia 25.01.2024 r.